請求書番号の付け方

適格請求書の記載事項に「請求書番号」は含まれていません。無くても要件は満たします。

それでも付けるのは、こちらと相手の双方が「どの請求書の話か」を 一言で指せるようにするためです。問い合わせ、入金の照合、 再発行のときに効きます。

• 年を入れる何年の何番かが一目で分かる。連番だけだと数年で4桁5桁になり読みにくい
• ゼロ埋めする桁が揃っていないと、ファイル名で並べたときに順番が崩れる
• 種類ごとに記号を分ける見積書は EST、請求書は INV。同じ番号体系を共有すると、どちらを指しているのか後から分からなくなる
• 取引先ごとに分けない一見わかりやすいが、全体の通し番号が無くなるので抜けに気づけなくなる

使い回すと、同じ番号の書類が二通存在することになります。 相手の手元には取り消し前のものが残っているため、 金額の問い合わせが起きたときにどちらの話か分からなくなります。

欠番があること自体は問題になりません。むしろ「31番が無い」と 分かるほうが、あとから経緯を追えます。

年が変わったら連番を1に戻す方法と、通しで続ける方法があります。 どちらでも構いませんが、一度決めたら変えないこと。途中で切り替えると、その年だけ番号が飛んだように見えます。

年度（4月始まり）に合わせるか暦年（1月始まり）にするかも同様です。 申告の期間と揃えておくと、あとで探しやすくなります。

前回のファイルを複製して作っている

番号を書き換え忘れると、そのまま同じ番号で発行してしまいます。複製ではなく、番号の管理表を1つ持つほうが安全です。

月末にまとめて発行している

同時に何通も作ると番号が前後します。発行日順と番号順がずれると照合が面倒になります。

下書きにも番号を振っている

出さなかった下書きの番号が欠番になります。確定したときに採番するほうが無駄が出ません。